Klantenservice uitbesteden
Je klantcontact in handen van operators die jouw bedrijf kennen. Zonder dat je een team hoeft op te bouwen.
Klantenservice uitbesteden vanaf € 30,95 per maandDeze bedrijven maken gebruik van onze diensten
Klantenservice uitbesteden
Wat betekent je klantenservice uitbesteden?
Je klantenservice uitbesteden betekent dat een extern team het klantcontact van je overneemt: vragen beantwoorden, klachten afhandelen, bestellingen en afspraken verwerken en alles vastleggen in jouw systeem. Bij Antwoordservice Nederland doen intern opgeleide operators dat onder jouw bedrijfsnaam, volgens een script dat je zelf vaststelt.
Het verschil met een medewerker in dienst nemen zit in wat je betaalt en waarvoor. Je huurt geen uren maar capaciteit. Op een rustige dinsdag betaal je nauwelijks iets, tijdens een piek of een storing staat er een heel team klaar. Er is geen minimale afname van fte en geen jaarcontract.
- Operators die jouw producten, tarieven en procedures kennen
- 24 uur per dag bereikbaar, ook in het weekend en op feestdagen
- Meldingen rechtstreeks in jouw eigen software of systemen
- Vast maandbedrag plus gesprekstijd, opzegtermijn van 1 maand
De dienst
Dit neemt onze klantenservice van je over
Van de eerste vraag tot de terugkoppeling erna. Jij bepaalt in het script hoe ver we gaan en waar we jou inschakelen.
Vragen van klanten beantwoorden
Over levertijden, openingstijden, tarieven of de status van een order. Alles wat in jouw script staat, handelen we zelf af.
Klachten opvangen
We luisteren, leggen vast en escaleren volgens jouw procedure. De klant krijgt een mens aan de lijn in plaats van een wachtrij.
Bestellingen en afspraken
We nemen orders en afspraken op en zetten ze direct in jouw agenda, webshop of CRM.
Doorverbinden naar de juiste collega
Moet iemand echt jou of een collega spreken? Dan schakelen we door, met de context er al bij.
Registreren in jouw systeem
Elk contact komt terecht waar jij het wil hebben: per e-mail, per sms of rechtstreeks in je eigen software.
Spoed met voorrang
Urgente meldingen behandelen we volgens de prioriteiten die jij vooraf vastlegt, ook midden in de nacht.
Welke vorm past
Je hoeft niet alles uit te besteden
De meeste bedrijven beginnen met een deel van hun klantcontact. Dit zijn de vier vormen die we in de praktijk het meest inrichten.
Volledig uitbesteed
Al het inkomende klantcontact loopt bij ons binnen. Jij houdt je bezig met de vragen die echt inhoudelijk zijn.
Alleen buiten kantooruren
Overdag neem je zelf op, ’s avonds, ’s nachts en in het weekend nemen wij over. Je bent 24/7 bereikbaar zonder avonddiensten.
Overloop bij drukte
De telefoon gaat eerst bij jou over. Wordt er na een aantal keer niet opgenomen, dan vangen wij het gesprek op.
Piek, vakantie en ziekte
Je schakelt ons in op de momenten dat het nodig is. Aankondigen hoeft niet, je zet de doorschakeling gewoon aan.
Deze vormen zijn te combineren en gaandeweg aan te passen. Begin je met alleen de avonduren en wil je na een half jaar ook overdag uitbesteden? Dan verandert het script, niet het contract.
Van aanmelding tot live
Zo werkt klantenservice uitbesteden bij Antwoordservice Nederland
Je klantenservice uitbesteden regel je bij ons in vier stappen. Gemiddeld ben je binnen 1 tot 4 weken live.
Kennismaken en de situatie doornemen
We brengen samen in kaart welke vragen er binnenkomen, hoeveel dat er zijn, op welke momenten en wat er met welk type klant moet gebeuren. Daar hangen we een offerte op maat aan, met tarieven die vooraf vaststaan.
Script en beslisboom opstellen
Samen leggen we vast hoe we opnemen, welke vragen we zelf beantwoorden, wanneer we doorverbinden en wanneer iets kan wachten. Situaties waar je zelf niet aan denkt, brengen wij in vanuit 30 jaar ervaring.
Koppelen, trainen en testen
We richten de database in, koppelen waar mogelijk jouw eigen software en trainen de operators op jouw werkwijze. We gaan pas live als de testronde naar wens is verlopen.
Rapporteren en bijsturen
Je ontvangt een terugkoppeling van elk contact en periodieke rapportages over volume, gespreksduur en afhandeling. Verandert je dienstverlening, dan passen we het script in overleg aan.
Geen uitzendkracht met een script
Je klant hoort niet dat hij een extern team spreekt
Onze operators worden intern opgeleid en werken vanuit onze eigen locaties in Rotterdam en Rijswijk. Ze worden getraind op jouw branche, jouw producten en jouw procedures, en nemen op met jouw bedrijfsnaam. Doordat we met een vast team per klant werken, herkennen ze na een paar weken je vaste bellers. Dat is het verschil tussen een gesprek dat wordt afgehandeld en een klant die zich geholpen voelt.
Wat kost het
Wat kost klantenservice uitbesteden?
Je betaalt een vast bedrag per maand voor de bereikbaarheid plus gesprekstijd voor de gesprekken die we daadwerkelijk voeren. Geen minimale afname van uren en geen jaarcontract. Je kiest tussen twee abonnementen:
Werkdagen ma t/m vr 7.00 tot 19.00
Per maand:€ 30,95
Per minuut:vanaf € 1,79, staffel op belvolume
Altijd 24/7 bereikbaar
Per maand:€ 62,35
Per minuut:vanaf € 1,79, staffel op belvolume
Eenmalige opstartkosten: vanaf € 150,- in overleg · Opzegtermijn: 1 maand, geen minimale contractduur · Live binnen 1 tot 4 weken.
Rekenvoorbeeld
Een webshop met ongeveer 150 klantvragen per maand van gemiddeld 3 minuten betaalt bij ons circa € 870,- per maand, inclusief 24/7 bereikbaarheid. Hoe hoger je belvolume, hoe lager het minutentarief.
In een offerte op maat rekenen we precies voor wat jouw situatie kost. Liever eerst overleggen? Bel 088 099 8900 of mail naar sales@antwoordservice.nl.
Benieuwd wat het voor jouw bedrijf kost?
Vertel ons hoeveel vragen je per maand verwacht en op welke momenten je ons wilt inschakelen. Je krijgt een offerte op maat met tarieven die vooraf vaststaan, zonder verplichtingen. Liever eerst rustig lezen? In onze brochure staat alle informatie over deze dienst en onze andere diensten.
Vraag offerte aanDe afweging
Uitbesteden of zelf iemand aannemen?
Wat klantcontact kost, hangt vooral af van het model dat je kiest. Dit zijn de vier routes die in Nederland gangbaar zijn, met de marktbedragen die je in de praktijk tegenkomt.
| Model | Wat het kost | Waar je op moet letten |
|---|---|---|
| Medewerker in dienst | Vanaf circa € 2.500 per maand aan loonkosten, plus werkplek, opleiding en vervanging | Voor dekking buiten kantooruren heb je er meerdere nodig. Bij ziekte en vakantie staat de telefoon stil |
| Nederlands callcenter op uurbasis | Circa € 25 tot € 40 per uur, vaak met een minimale afname | Je betaalt de wachttijd mee. Bij een laag of onvoorspelbaar volume is dat duur |
| Offshore callcenter | Circa € 8 tot € 15 per uur | Scherp tarief, maar taal, tijdzone en kennis van de Nederlandse markt zijn een risico |
| Antwoordservice Nederland | Vast maandbedrag vanaf € 30,95 plus gesprekstijd vanaf € 1,79 per minuut | Je betaalt alleen voor gevoerde gesprekken. Geen minimale afname, opzegtermijn van 1 maand |
Vraag bij elke offerte drie dingen na, want daar zit in deze markt het verschil tussen de prijs op papier en de rekening: geldt er een toeslag buiten kantooruren, telt een doorverbonden gesprek als één of als twee gesprekken, en op wiens naam staat het telefoonnummer als je ooit weggaat?
Eerlijk verhaal
Wanneer klantenservice uitbesteden niet verstandig is
Uitbesteden werkt niet voor elk gesprek, en dat zeggen we liever vooraf dan na drie maanden. In deze drie situaties raden we het af of stellen we een andere vorm voor.
- Je gesprekken zijn diep inhoudelijk. Vraagt elk gesprek om een specialist die meedenkt over een oplossing op maat, dan hoort dat gesprek bij jou. Wij vangen dan de eerste lijn op en verbinden gericht door.
- Je procedures liggen nog niet vast. Weet je zelf nog niet wie wanneer gebeld moet worden, dan kan geen enkel script dat oplossen. Zorg eerst voor die keuzes, daarna richten we het samen in.
- Het gaat om een enkel gesprek per week. Bij een heel laag volume is een goed ingesproken voicemail met terugbelbelofte soms genoeg. Dat kost je niets en wij vertellen je dat gewoon.
In alle andere gevallen geldt het omgekeerde: hoe voorspelbaarder de vraag, hoe meer je aan uitbesteden hebt. Twijfel je waar jouw situatie valt? Bel 088 099 8900, dan zeggen we je binnen vijf minuten of het bij ons past.
Doelgroepen
Voor wie is klantenservice uitbesteden geschikt?
We werken voor eenmanszaken tot organisaties met honderden medewerkers. Dit zijn de situaties waarin het het meeste oplevert. Werk je in een sector met eigen regels of procedures? Bekijk dan onze aanpak per branche.
Webshops en e-commerce
Vragen over levertijd, retour en betaling komen in golven binnen, ook buiten kantooruren. Wij vangen de piek op zonder dat je personeel aanneemt.
Bekijk de klantcases ›Installatie- en servicebedrijven
Overdag zit je monteur bij de klant. Wij nemen op, plannen in en zetten spoed direct door.
Bekijk de klantcases ›Zorg en dienstverlening
Afspraken, intakes en vragen van cliënten, afgehandeld volgens jouw protocol en met de zorgvuldigheid die daarbij hoort.
Bekijk de klantcases ›Groeiende mkb-bedrijven
Je belvolume groeit sneller dan je team. Uitbesteden geeft je de ruimte om pas aan te nemen als het echt loont.
Bekijk de klantcases ›Welke dienst past
Klantenservice, telefoondienst of externe receptie?
De termen lopen door elkaar. Dit is het verschil bij ons:
| Dienst | Wat we doen | Wanneer je hem kiest |
|---|---|---|
| Telefoondienst | Gesprekken aannemen onder jouw bedrijfsnaam, vragen beantwoorden volgens jouw belscript en terugbelverzoeken vastleggen | Je wilt de telefoon flexibel doorschakelen: buiten kantooruren, bij drukte, vakantie of ziekte |
| Externe receptie | Als vaste receptie de centrale lijn bemensen en bellers direct doorverbinden naar de juiste collega of afdeling | Je wilt dat bellers meteen de juiste persoon spreken, zonder eigen receptionist in dienst |
| Storingsdienst | Storings- en spoedmeldingen aannemen en opvolgen volgens jouw prioriteiten en dienstrooster | Je levert een dienst waarbij uitval direct actie vraagt, ook ’s nachts en in het weekend |
| Klantenservice uitbesteden | Volledige afhandeling van vragen en klachten | Je wilt je klantcontact structureel uit handen geven |
Twijfel je welke dienst past? Bel 088 099 8900, dan denken we in vijf minuten met je mee. Alles draait bij ons vanuit hetzelfde inbound callcenter, dus combineren kan ook.
Ook mogelijk
Of laat AI de eerste lijn doen
Naast onze operators bieden we een AI-antwoordservice. Die neemt direct op, ook als er tien mensen tegelijk bellen, en handelt de vragen af die zich laten standaardiseren. Komt er een vraag voorbij die buiten de AI valt, dan verbindt hij door of maakt hij een terugbelverzoek aan.
Voor veel bedrijven werkt de combinatie het beste: de AI vangt het routinewerk op, onze operators nemen het klantcontact over dat om een mens vraagt. Welke verdeling in jouw situatie logisch is, rekenen we in de offerte voor.
Wat de AI-antwoordservice overneemt
- Veelgestelde vragen beantwoorden, 24 uur per dag
- Terugbelverzoeken aanmaken en gesprekken routeren naar de juiste afdeling
- Boekingswijzigingen en annuleringen verwerken
- Berichten via WhatsApp afhandelen
- Gesprekken voeren in meer dan 20 talen
- Koppelen met boekingssoftware, CRM, Office 365 en Zapier
Vanaf € 135 per maand
Het instappakket bevat 500 belminuten en 2 talen. Daarboven zijn er pakketten tot 4.000 belminuten met maatwerk in talen en koppelingen. Twijfel je tussen AI, onze operators of een combinatie? Bel 088 099 8900, dan rekenen we beide varianten voor je door.
Bekijk de AI-antwoordserviceKlanten aan het woord
Wat klanten over ons klantcontact zeggen
950 organisaties besteedden hun klantcontact al aan ons uit. Van eenmanszaak tot beursgenoteerde onderneming.
“Een betrokken partner die snel schakelt”
“Voor Zeker en Mobiel vangt ASN 7 dagen per week 24 uur per dag de binnenkomende gesprekken op. ASN is een betrokken partner die snel schakelt en de kwaliteit biedt die ons bedrijf zoekt.”
Eddy de WitCommercieel Directeur Zeker & Mobiel
“Bijna als een dispatcher in huis”
“Voor onze klanten maakt het geen verschil of zij verbinding heeft met kantoor of ASN, het gesprek wordt professioneel en snel afgehandeld. ASN opereert bijna als een dispatcher in huis bij Devenco.”
Ronald van PuttenBedrijfsleider Devenco
“Denkt in oplossingen in plaats van in problemen”
“Na een succesvolle pilot hebben we al onze klanten overgebracht naar Antwoordservice Nederland. Wij voelden ons vanaf dag 1 ontzorgd door ze. Ze zijn flexibel, denken mee, acteren en signaleren proactief.”
Sylvia SmitsManager HEQ Servicedesk bij Draaijer Heyday
“Een verademing in bereikbaarheid en service”
“De praktijk vraagt om expertise, precisie en een doordachte implementatie. Dit laat Antwoordservice Nederland overtuigend zien. Een professionele organisatie die voor andere professionele bedrijven een waardevolle en betrouwbare aanvulling vormt.”
Mark OdijkManager Kalibra
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen over klantenservice uitbesteden
Wat houdt klantenservice uitbesteden precies in?
Klantenservice uitbesteden betekent dat een extern team het klantcontact van je overneemt. Onze operators nemen op onder jouw bedrijfsnaam, beantwoorden vragen volgens jouw script, handelen klachten af, verbinden door waar nodig en leggen elk contact vast in jouw systeem. Jij bepaalt vooraf welke gesprekken wij afhandelen en welke naar jou gaan.
Wat kost het uitbesteden van je klantenservice?
Bij Antwoordservice Nederland betaal je een vast maandbedrag plus gesprekstijd. Bereikbaarheid op werkdagen start vanaf € 30,95 per maand, volledige 24/7-bereikbaarheid vanaf € 62,35 per maand, met een minutentarief vanaf € 1,79 en een staffel op belvolume. Een bedrijf met circa 150 vragen per maand van gemiddeld 3 minuten komt uit op ongeveer € 870,- per maand.
Is uitbesteden goedkoper dan iemand in dienst nemen?
Bij een onvoorspelbaar of laag volume vrijwel altijd. Een klantenservicemedewerker kost al snel € 2.500 per maand aan loonkosten, plus werkplek, opleiding en vervanging bij ziekte en vakantie. Voor bereikbaarheid buiten kantooruren heb je meerdere mensen nodig. Bij uitbesteden betaal je alleen voor de gesprekken die daadwerkelijk gevoerd worden.
Wat is het verschil tussen een telefoondienst en klantenservice uitbesteden?
Een telefoondienst neemt gesprekken aan, beantwoordt vragen volgens je belscript en legt terugbelverzoeken vast. Bij klantenservice uitbesteden gaan we verder: we handelen vragen en klachten volledig af en registreren alles in jouw eigen systeem. Je geeft je klantcontact dus structureel uit handen in plaats van per moment.
Merken mijn klanten dat ze een extern team spreken?
Nee. We nemen op met jouw bedrijfsnaam en volgen de begroeting en toon die jij in het script vastlegt. Onze operators worden getraind op jouw producten en procedures en werken met een vast team per klant, waardoor ze je vaste bellers na verloop van tijd herkennen.
Kunnen jullie in ons eigen systeem werken?
Ja. Naast e-mail en sms kunnen we contacten rechtstreeks in jouw eigen software of systemen wegschrijven, zoals je CRM, agenda of ticketsysteem. Zo staat de melding direct op de juiste plek en hoeft niemand iets over te typen. Of dit in jouw situatie kan, bekijken we tijdens de intake.
Hoe snel kan onze klantenservice live?
Gemiddeld ben je binnen 1 tot 4 weken live. Na het kennismakingsgesprek stellen we samen het script en de beslisboom op, richten we de database in en trainen we de operators. We gaan pas live als de testronde naar wens is verlopen.
Zijn jullie ook ’s avonds, ’s nachts en in het weekend bereikbaar?
Ja. Met het 24/7-abonnement nemen we elke dag van het jaar op, ook ’s nachts, in het weekend en op feestdagen. Je hoeft zelf geen avond- of nachtdiensten te organiseren om bereikbaar te blijven.
Kan ik een deel van mijn klantcontact uitbesteden?
Ja, dat doen de meeste klanten. Je kunt kiezen voor alleen buiten kantooruren, alleen overloop bij drukte, alleen tijdens vakantie en piekmomenten, of voor volledige uitbesteding. Deze vormen zijn te combineren en later aan te passen zonder dat je contract verandert.
Wat gebeurt er met een klacht of een spoedgeval?
Klachten vangen we op, leggen we volledig vast en escaleren we volgens de procedure die jij hebt bepaald. Spoedmeldingen behandelen we met voorrang en zetten we direct door naar de juiste persoon. Bij wie we dan aankloppen en na hoeveel minuten, spreken we vooraf met je af.
Krijg ik inzicht in de gevoerde gesprekken?
Ja. Van ieder contact ontvang je een terugkoppeling met wie er belde, waarover en welke vervolgactie nodig is. Daarnaast krijg je periodieke rapportages over volume, gespreksduur en afhandeling, zodat je ziet waar je klanten het vaakst over bellen.
Wat is de opzegtermijn?
De opzegtermijn is 1 maand en er geldt geen minimale contractduur. Je zit dus niet vast aan een jaarcontract of aan een minimale afname van uren.
Aan de slag
Je klantenservice uitbesteden? Zo begin je
Vertel ons kort welke vragen er binnenkomen en op welke momenten je ons wilt inschakelen. We nemen snel contact op, stellen samen een plan op en schrijven het script waarmee onze operators aan de slag gaan.
Liever direct schakelen?
088 099 8900 · sales@antwoordservice.nl