Telefoondienst voor makelaars
Onverdeelde aandacht voor de klant die voor je staat, volledige bereikbaarheid voor de klant die belt
Je staat midden in een bezichtiging. De potentiële koper vraagt naar de fundering, het energielabel, de buurt. Dit is het moment waarop je een relatie opbouwt of verspeelt. En dan gaat je telefoon. Een nieuwe lead, een verkoper in paniek, een vraag over een andere woning. Negeren voelt onprofessioneel, opnemen betekent dat je de mensen voor je laat wachten. Voor makelaars is dat geen uitzondering, maar dagelijkse praktijk. Een telefoondienst haalt dat dilemma weg: je blijft bereikbaar zonder je aandacht te hoeven splitsen.
Waarom makelaars baat hebben bij een telefoondienst
Onverdeelde aandacht tijdens bezichtigingen en taxaties
Een bezichtiging is geen rondleiding. Het is een emotioneel moment waarin mensen zich voorstellen hoe hun leven er in die ruimte uitziet. Jouw werk is luisteren, observeren en inspelen op signalen. Dat lukt niet als je toestel elke tien minuten trilt.
Tijdens die momenten neemt een professionele telefoonservice alle oproepen aan volgens het script dat jij hebt opgesteld. Urgente zaken worden doorverbonden, de rest krijgt een passend antwoord en een gespreksnotitie. Zo ben je volledig aanwezig waar het telt.
Bereikbaarheid als vertrouwensfactor
Een woning kopen of verkopen is voor de meeste mensen de grootste financiële beslissing van hun leven. Vertrouwen weegt daarin zwaar. Belt iemand en krijgt hij niemand te pakken, dan zoekt die persoon verder. Een telefoniste die jouw kantoor professioneel vertegenwoordigt, straalt betrouwbaarheid uit. Onze operators worden specifiek getraind op de makelaardij, zodat ze begrijpen wat er speelt en hoe ze namens jou het gesprek voeren.
Het rekensommetje: één gemiste oproep van een verkoper die zich oriënteert op een makelaar kost je een opdracht. Bij een gemiddelde courtage weegt die ene gemiste beller ruimschoots op tegen de maandkosten van een telefoondienst. De vraag is dus niet of je het je kunt veroorloven, maar hoeveel oproepen je per maand daadwerkelijk mist.
Hoe werkt het in de praktijk?
De techniek is eenvoudiger dan je denkt. Je schakelt je zakelijke nummer door naar de telefoondienst, iets wat je in een paar minuten regelt via je telefooncentrale of provider. Vanaf dat moment nemen getrainde operators je gesprekken aan volgens jouw instructies. Wij werken met een zelfontwikkelde scripting tool waarin alle afspraken, doorverbindregels en veelgestelde vragen staan, zodat elke operator precies weet hoe jouw kantoor werkt.
Doorschakelen instellen
Doorschakelen activeer je met een code op je toestel of via het portaal van je provider. Kies je voor onvoorwaardelijk doorschakelen, dan gaan alle oproepen naar de dienst. Kies je voorwaardelijk, dan alleen als je niet opneemt of in gesprek bent. De meeste kantoren kiezen die tweede optie.
Gespreksnotities die binnenkomen waar jij wilt
Na elk gesprek weet je wie belde, waarover en wat er is afgesproken. Die notitie ontvang je via e-mail, sms of direct in je CRM-systeem.
Urgente oproepen direct doorverbonden
Een verkoper die vandaag nog wil tekenen of een koper met tijdsdruk gaat meteen door naar je mobiel. Wat urgent is, bepaal jij in het script. Dat kan per dag of zelfs per uur verschillen.
Zelf bepalen wanneer de dienst aanstaat
Alleen tijdens bezichtigingen en taxaties, alleen buiten kantooruren of fulltime: je zet de doorschakeling aan en uit wanneer het jou uitkomt.
Certificeringen zijn geen bijzaak
Als makelaar werk je met gevoelige informatie: verkoopprijzen, financiële situaties, persoonlijke omstandigheden. Besteed je je telefonie uit, dan vertrouw je die gegevens toe aan een externe partij.
Antwoordservice Nederland is ISO 9001 en ISO 27001 gecertificeerd. ISO 9001 waarborgt dat elke operator dezelfde procedures volgt en elk gesprek op dezelfde manier wordt vastgelegd. ISO 27001 gaat over informatiebeveiliging: versleutelde opslag, toegangscontrole en periodieke audits. Voor een kantoor dat aan de AVG gebonden is, kun je daarmee aantonen dat je zorgvuldig omgaat met persoonsgegevens, ook wanneer je die deelt met een derde partij.
Daarbij komt de 99,95% uptime die we garanderen met dubbel uitgevoerde lijnen, redundante systemen en een noodaggregaat op onze locaties in Rotterdam en Rijswijk. In de praktijk betekent dat minder dan vijf minuten uitval per maand.
Wat kost het vergeleken met eigen personeel?
Een fulltime secretaresse kost je bruto enkele duizenden euro's per maand, plus vakantiegeld, pensioen en werkplekinrichting. Daar komt bij dat je bij ziekte of vakantie zelf voor vervanging moet zorgen.
Bij een telefoondienst betaal je per gesprek of per minuut. Je rekent alleen af voor de tijd die daadwerkelijk gebruikt wordt, dus je betaalt niet voor stilte. Voor de meeste makelaarskantoren is dat de doorslaggevende factor: dezelfde bereikbaarheid, tegen een fractie van de vaste lasten, zonder in te leveren op kwaliteit.
Koppeling met je agenda en makelaarssoftware
Een telefoondienst werkt het best als hij aansluit op de systemen die je al gebruikt. Wij koppelen met veelgebruikte CRM-systemen en agendatoepassingen zoals Outlook en Google Calendar. Plant een operator een bezichtiging in, dan staat die meteen in jouw agenda. Gespreksnotities gaan rechtstreeks naar je CRM, inclusief contactgegevens en onderwerp. Dat scheelt overtypen en voorkomt fouten.
Buiten kantooruren vangt onze AI-assistent Bonnie eenvoudige vragen af, bijvoorbeeld over openingstijden of de status van een woning. Zodra een gesprek om beoordeling vraagt, neemt een operator het over. Hoe die combinatie werkt lees je op onze pagina over AI-antwoordservice.
Wat het je oplevert
- Geen gemiste leads meer tijdens bezichtigingen, taxaties en onderhandelingen
- Bezichtigingen die direct in je agenda worden ingepland
- Alleen betalen voor de gesprekken die je daadwerkelijk afneemt
- ISO 9001 en ISO 27001 gecertificeerde verwerking van klantgegevens
- Doorschakeling die je zelf aan- en uitzet, tot tien keer per dag als dat nodig is
Zo start je
We beginnen met een intakegesprek over je werkwijze, je piekmomenten en wat voor jou een urgente oproep is. Op basis daarvan stellen we het belscript op. De technische setup is binnen een werkdag geregeld; script en training kosten meestal twee tot drie dagen. Na ongeveer een week loopt alles zoals afgesproken.
Daarna blijven we meekijken. Je ontvangt rapportages over belvolume, opnametijden en gespreksonderwerpen, en je accountmanager stemt het script bij zodra je aanbod of je werkwijze verandert.
Veelgestelde vragen
Zo vaak als je wilt. Er zit geen limiet op het aantal keren dat je de doorschakeling activeert of uitzet. Sommige makelaars doen dat tien keer per dag, rond elke bezichtiging. Anderen laten het een week aan staan tijdens een drukke verkoopperiode of vakantie.
Ook buiten kantooruren blijft de dienst actief als je dat wilt. Juist in de avonden en weekenden bellen kopers en verkopers, omdat ze dan zelf tijd hebben. De operator volgt op die momenten een aangepast script: urgente zaken worden doorverbonden, de rest krijgt een terugbelverzoek of wordt verwezen naar je website.
Ja. Operators hebben real-time toegang tot je agenda en plannen bezichtigingen direct in volgens jouw beschikbaarheid. Je stelt zelf de regels, bijvoorbeeld alleen op werkdagen tussen 10:00 en 17:00 of juist ook in de avonduren. Van elke afspraak ontvang je meteen een bevestiging.
Je betaalt per gesprek of per minuut, dus alleen voor de tijd die daadwerkelijk gebruikt wordt. Een kantoor met 100 tot 150 gesprekken per maand komt daarmee op een fractie van de kosten van een eigen secretaresse, die inclusief vakantiegeld, pensioen en werkplek al snel enkele duizenden euro's per maand kost. Je krijgt vooraf een offerte op basis van je verwachte belvolume.
De technische setup is binnen een werkdag geregeld. Het opstellen van het belscript en het inwerken van de operators kost meestal twee tot drie dagen. Na ongeveer een week draait alles zoals afgesproken. Wij begeleiden je in elke stap, van het belscript tot de eerste testgesprekken.
Nee. De operator neemt op met jouw kantoornaam en volgt jouw begroeting, terminologie en werkwijze. Voor de beller voelt het als contact met het secretariaat van je eigen kantoor.
Klaar om geen enkele oproep meer te missen?
Ontdek hoe Antwoordservice Nederland je bereikbaarheid regelt, terwijl jij je op je klant richt.
Neem contact op